Comunicación Organizacional (última parte)

Por Dra Amelia Dorta

El Proceso de la Comunicación

Fuente: Robbins (2004). El proceso de la Comunicación

Dirección de la Comunicación

La comunicación fluye en sentido vertical o lateral. El sentido vertical puede ser dividido por su dirección hacia abajo o hacia arriba. Robbins(2004)

Hacia Arriba

Fluye a un nivel superior del grupo o la organización. Sirve para ofrecer retroalimentación a los directivos, informarles del progreso hacia las metas y referir os problemas actuales.

Hacia Abajo

Fluye de cierto nivel en el grupo o empresa hacia una inferior. Es el patrón que ocurre cuando pensamos en los comunicados de los gerentes a sus subordinados.

Hacia Lateral

Ocurre entre los miembros del mismo grupo de trabajo, entre empleados de grupos del mismo nivel, gerentes del mismo nivel o, en general, entre personas equivalentes.

Medios Populares de Comunicación

Comunicación Oral

El principal medio de transmitir mensajes es la comunicación oral. Las elocuciones, los diálogos, las reuniones grupales y los corrillo informales de rumores son formas populares de comunicación oral.

Comunicación Escrita

Las comunicaciones escritas incluyen memorandos, cartas, correo electrónico, noticias en los tableros o cualquier otro medio de transmisión por palabras escritas o símbolos.

Comunicación no Verbal

Todo movimiento corporal tiene un significado y la falta de movimiento es accidental. Por ejemplo, mediante el lenguaje corporal decimos “ayúdame que estoy solo”,

REDES DE LA COMUNICACIÓN

Las redes de la comunicación definen los canales por los cuales fluye la información. Los canales de una organización pueden ser formales o informales y cada uno tiene un uso respectivo dentro de la empresa. Las redes Formales son generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y limitadas con las comunicaciones con las tareas empresariales. Por el contrario, las redes informales no son rígidas en su dirección, puede tomar cualquiera, saltar niveles de autoridad y seguramente satisface necesidades sociales de los miembros internos de la organización, por ejemplo los rumores o chismes.

Ahora bien, una red formal se puede presentar de tres formas: cadena, círculo y policanal.

Comunicación Organizacional (segunda parte)

Por Dra. Amelia Dorta Q.

“No hay sendero que lleve a una persona a hacer carrera más rápidamente y a crearse una buena reputación que la destreza del buen orador."

Philip D. Armour

Función de la Comunicación (continuación):

Según Nosnik (1996), para que la función de la comunicación sea efectiva dentro y fuera de la organización esta debe ser:

ABIERTA: Tiene como objetivo el comunicarse con el exterior; ésta hace referencia al medio más usado por la organización para enviar mensajes tanto al público interno como externo.

EVOLUTIVA: Hace énfasis a la comunicación imprevista que se genera dentro de una organización.

FLEXIBLE: Permite una comunicación oportuna entre lo formal e informal.

MULTIDIRECCIONAL: Esta maneja la comunicación de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba, transversal, interna, externa entre otras.

INSTRUMENTADA: Utiliza herramientas, soportes, dispositivos; porque hoy en día muchas organizaciones están funcionando mal, debido a que las informaciones que circulan dentro de ella no llegan en el momento adecuado ni utilizan las estructuras apropiadas para que la comunicación sea efectiva.

La comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes, que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio. Es decir dichos mensajes se intercambian entre los miembros de la organización y su medio; estos mensajes se pueden transmitir en diferentes niveles y de diversas maneras, por ejemplo:

1. COMUNICACIÓN ESCRITA: Es clara, precisa, completa y correcta; se califica como información de primera mano y se deja constancia. Por medio de ella las personas tienen la oportunidad de poder regresar a segmentos anteriores al mensaje, lo que permite una mejor comprensión en la información. Esta puede darse a través de:

Carta: Es el medio más usado dentro de la organización para las personas ausentes, en la cual se comunica alguna cosa de interés personal o grupal.

Comunicación Organizacional (primera parte)

Por Dra. Amelia Dorta Quintana

“Recuerde que no basta con decir una cosa correcta en el lugar correcto, es mejor todavía pensar en no decir algo incorrecto en un momento tentador." (Benjamín Franklin).

Entender la comunicación como oportunidad de encuentro con el otro, plantea una amplia gama de posibilidades de interacción en el ámbito social, porque es allí donde tiene su razón de ser, ya que es a través de ella como las personas logran el entendimiento, la coordinación y la cooperación que posibilitan el crecimiento y desarrollo de las organizaciones.

Las relaciones que se dan entre los miembros de una organización se establecen gracias a la comunicación; en esos procesos de intercambio se asignan y se delegan funciones, se establecen compromisos, y se le encuentra sentido a ser parte de aquella. ¿De qué otra manera se predicen e interpretan comportamientos, se evalúan y planifican estrategias que movilicen el cambio, se proponen metas individuales y grupales en un esfuerzo conjunto, de beneficio común, si no es a través de una comunicación motivada, consentida y eficaz?

Por estas razones, toda institución que se respete, debe priorizar dentro de su estructura organizacional un sistema de comunicaciones e información que dinamice los procesos que a nivel interno vivifican la entidad y la proyectan hacia su área de influencia.

Las comunicaciones institucionales internas promueven la participación, la integración y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales.

La carencia de estrategias comunicativas al interior de la institución, la falta de canales o la subutilización de los mismos, genera lentitud en los procesos y en las acciones, retardo en las respuestas y desinformación acerca de las políticas, todo lo cual imposibilita la verdadera interacción a nivel interno. Por otra parte, son indispensables para que no se pierda la coherencia entre las acciones que se realizan dentro de la institución con la realidad del entorno.

Conceptos de comunicación